Templates sind die Voraussetzung um die Dokumente zu kategorisieren, zu splitten und die gewünschte Information daraus auszulesen. Templates legen auch die zusätzlichen Verarbeitungen fest: Under/Overlay, Signatur und E-Mail Versand.

Zuerst müssen Kategorien erstellt werden – diese legen die Felder, Typen, Ausgabefolder und den Aufbau der Indexdatei fest. Kategorien werden dann in den Templates verwendet  und müssen nicht jedes Mal neu definiert werden. Z.B.: Die Feld/Datenstruktur für Eingangsrechnungen unterschiedlicher Lieferanten ist immer gleich – das Aussehen der unterschiedlichen Rechnungen, die Position und Anordnung der Felder ist jedoch immer verschieden. Also muss eine Kategorie für Eingangsrechnungen angelegt werden und dann pro Lieferant ein Template.

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